ادارة المشتريات

ادارة المشتريات

يمكنك نظام تخطيط الموارد الشامل للمؤسسة من انشاء ومتابعة وتحديث وانهاء دورة شراء كاملة للاحتفاظ بمعلومات الموردين الشخصية والمالية ومتابعة حساباتهم بالعملات المختلفة.

  1. متابعة وتحديث أرصدة كل مورد والفواتير المستحقة و الدفعات .

  2. الاحتفاظ بعروض أسعار الموردين لكل صنف درجه الجودة وفترة التوريد وطريقة السداد لسهولة اختيار أفضل العروض .

  3. تسجيل البيانات الضريبية لكل مورد.

  4. متابعة أوامر التوريد المفتوحة بالاستعلام عن الكميات المطلوبة وما تم توريده والمتبقي.

  5. بتعدد أنواع الخصم على فاتورة المشتريات مع معالجة ضريبة المبيعات وضرائب الخصم والإضافة.

  6. متابعة فواتير المشتريات المفتوحة والمسددة مع إمكانية معرفة حالة أي فاتورة.

  7. متابعة السداد للموردين سواء نقدي أو أوراق دفع مع إمكانية تحديد السداد لفواتير معينه.

  8. متابعة حركة ورقة الدفع بداية من تسليمها للمورد وحتى تحصيلها أو ارتدادها.

  • يسمح النظام بمتابعة العروض الترويجية التي يقدمها المورد لزيادة المبيعات في فترات محددة

  • امكانية عمل شراء مباشر ويسمع مباشرتاً في المخزون والمالية

  • المندوبين : يتم اضافة اسماء المندوبين الذين يتم استخدامهم في دورة المشتريات.

 

انواع خدمات الموردين

يتم اضافة انواع الخدمات الاضافية التي سيتم اضافتها للمشتريات، والتي تعتبر تكاليف اضافية يتم تحميلها على تكلفة الصنف مثل ارسالية

الشراء. حيث يتم ادخال نوع الخدمة وربطها بحساب من دليل الحسابات.

 

الاعتمادات المستندية

تعتبر الاعتمادات المستندية إحدى الأدوات الهامة المستعملة في تمويل عمليات التجارة الخارجية من استيراد وتصدير، وحيث أنها تجري

عن طريق البنوك، فإن ذلك يضفي عليها الضمان والاستقرار نظرا لثقة المستورد والمصدر بوساطة البنوك في تنفيذ هذه الاعتمادات

المستندية. فالمصدر يعرف أنه سوف يستلم قيمة البضاعة المصدرة بمجرد تنفيذه للشروط الواردة في الاعتماد المستندي كما أن المستورد

يعلم بأن البنك فاتح الاعتماد لن يدفع قيمة البضاعة الا بعد التأكد من تنفيذ الشروط المتفق عليها والواردة في الاعتماد المستندي.

تعريف الاعتماد المستندي:

هو كتاب تعهد صادر من البنك فاتح الاعتماد بناء على طلب أحد عملائه المستوردين(المشتري) يتعهد فيه البنك يدفع مبلغ او تفويض بنك أخر بالدفع أو قبول سحوبات لصالح المستفيد وهو المصدر(المورد) مقابل استلام مستندات مطابقة للشروط المتفق عليها والواردة في الاعتماد.

دورة الاعتمادات المستندية في النظام:

فتح الاعتماد المستندي

طلبية الشراء

تعتبر طلبية الشراء اولي الخطوات التي يتم تنفيذها في دورة المشتريات حيث انه يتم اضافة طلبية الشراء من قبل ادارة المخازن ليتم

اعتمادها من ادارة المشتريات.

يتم اضافة طلبية الشراء والاصناف ومن ثم تثبيتها، وتبقي حالة طلبية الشراء جديدة حتى يتم تحويلها الي امر شراء واغلاقها من ادارة

المشتريات.

يوجد حالات على مستوي الطلبية وهم:

  1. جديدة: عندما تكون الطلبية مضافة جديد.
  2.  جزئي: عندما يتم استخدام جزء من كمية الطلبية في اوامر الشراء.
  3.  اغلاق: عند استخدام كامل الطلبية او اغلاق الطلبية يدوياً.

أمر الشراء

عند ادخال امر الشراء فيوجد لدينا خياران، الأول: وهو اختيار الأصناف من طلبية شراء. والثاني: إضافة الأصناف من امر الشراء مباشرة.

في حالة ادخال الأصناف من طلبية الشراء فانه لا يشترط اختيار كامل الكمية الموجودة في الطلبية ويتم ادخال الكميات الموافق عليها من

دائرة المشتريات، والكميات الباقية في الطلبية ولم يتم استخدامها وليس لها حاجة فانه يتم اغلاق الطلبية كما ذكرنا سابقاً.

يوجد حالات على مستوي امر الشراء وهم:

  1. جديدة: عندما يكون امر الشراء مضافة جديد.
  2. جزئي: عندما يتم استخدام جزء من الكمية في ارسالية الشراء.
  3.  اغلاق: عند استخدام كامل امر الشراء او اغلاقه يدوياً.

ويوجد حالات على مستوي الصنف داخل امر الشراء وهم:

  1. جديدة: عندما يكون الصنف مضاف جديد ولم يستخدم منه أي كمية في ارسالية الشراء.
  2. جزئي: عندما يتم استخدام جزء من كمية الصنف في ارسالية الشراء.
  3. اغلاق: عند استخدام كامل كمية الصنف او اغلاق الكمية المتبقية من الصنف.

ارسالية الشراء

ارسالية الشراء عبارة عن استلام الكميات والهدايا وادخالها المخازن وينتج عن الارسالية قيد اثبات دخول البضائع المخازن، ومن خلال

الارسالية يتم تحميل أي تكاليف إضافية على تكلفة الصنف مثل: اجرة النقل. وأيضا يتم إضافة الاعتماد المستندي الفرعي المتعلق بالإرسالية.

يتم اضافة ارسالية الشراء والاصناف ومن ثم تثبيتها، وتبقي حالة ارسالية الشراء جديدة حتى يتم تحويلها الي فاتورة شراء واغلاقها.

وكذلك يتم إضافة الأصناف في ارسالية الشراء من أوامر الشراء أو فاتورة شراء.

يوجد حالات على مستوي ارسالية الشراء وهم:

  1. جديدة: عندما تكون ارسالية الشراء مضافة جديد.
  2. جزئي: عندما يتم استخدام جزء من الكمية في فاتورة الشراء.
  3. اغلاق: عند استخدام كامل ارسالية الشراء او اغلاقها يدوياً.
ويوجد حالات على مستوي الصنف داخل ارسالية الشراء وهم:
  1. جديدة: عندما يكون الصنف مضاف جديد ولم يستخدم منه أي كمية في فاتورة الشراء.
  2. جزئي: عندما يتم استخدام جزء من كمية الصنف في فاتورة الشراء.
  3. اغلاق: عند استخدام كامل كمية الصنف او اغلاق الكمية المتبقية من الصنف.

فاتورة الشراء

هي عملية اثبات استحقاق فاتورة الشراء للمورد في دفاتر المؤسسة وينتج عن فاتورة المورد قيد اثبات الاستحقاق، ويتم إضافة الاعتماد

المستندي المتعلق بالفاتورة وكذلك أي خصومات يتم إدخالها على فاتورة المورد.

وكذلك يتم إضافة الأصناف في فاتورة الشراء من أوامر الشراء أو ارسالية شراء.

الشراء المباشر

هي عملية شراء البضائع واستلامها واثبات استحقاق المورد في عملية واحدة دون الحاجة الي تجزئة عملية الشراء الي ارسالية وثم

فاتورة. وكذلك يتم إضافة أي تكاليف إضافية على عملية الشراء.

عند تثبيت فاتورة الشراء المباشر فان المخزون يتأثر بعملية الشراء ومديونية المورد تزيد في نفس الوقت.

جميع الحقوق محفوظة 2013 - 2022. mtsc.tech