ادارة الحسابات العامة

ادارة الحسابات العامة

المميزات

1. إمكانية تعدد الفروع داخل الشركة و تعدد الشركات داخل المجموعة .

2. إمكانية استخراج مركز مالي على مستوى الفرع و على مستوى الشركة .

3. متعدد السنوات المالية ومتعدد الفترات المالية مع إمكانية إقفال أي فترة مالية (منع الادخال والتعديل او الالغاء).

4. يسمح للمستخدم بتوزيع المصروفات و الإيرادات على الفروع وعلى مراكز التكلفة بالإضافة إلى إمكانية التوزيع أيضا على ثلاثة

أبعاد اضافيه (مثل المشروع – البند - ....ألخ)

 

1. إمكانية ترقيم القيود اليومية تلقائياً أو يدوياً.

2. تكامل بين الحسابات العامة وباقي الأنظمة بحيث يمكن للمستخدم رؤيه القيود التي تم تصديرها من كل نظام .

3. امكانية تعريف الفترات المحاسبية حيث يوجد متغير في تعريف المؤسسات يوضح الفترات المحاسبية التي تتبعها المؤسسة وبناءً

عليه يتم توزيع السنة المالية علي هذه الفترات

1. إمكانية تعريف دليل الحسابات بطول ثابت لرقم الحساب.

2. إمكانية تحديد عملة الدليل عند إنشاءها كذلك تحديد طول الحساب المنوي إنشاءه.

10.إمكانية  إضافة عملة الحساب للحساب

11.إمكانية تقسيم القيود المحاسبية الى 3 مراحل وهي 

   1- المرحلة الأولي(التي لا تدخل في العمليات المحاسبية ) حيث لا يعتبر المدخل فيها قيداً إلي أن يحفظ كقيد

   2- المرحلة الثانية : القيود الغير مرحلة وهي القيود التي تم حفظها ولكن سوف يتم عليها عملية مراجعة وفي المراجعة ممكن التعديل

علي بيانات هذا القيد

    3- المرحلة الثالثة القيود المرحلة : وهي القيود التي لا يمكن التعديل عليها .حساب الأستاذ :حيث يمكن معرفه أي حساب أن كان دائن أو

مدين(معرفة رصيد الحساب )

         4–  ترحيل القيود الى دفتر اليومية حيث يوجد لكل ادارة دفتر حسابات مساعد .

5 - امكانية انشاء ميزانية عامة باي وقت دون الحاجة الى اقفال الفترات المحاسبية و على اكثر من مستوى حسب الدليل المحاسبي .

7- انشاء الموازنات العامة .     

8- اعداد صيغة البيان

يتم اعداد صيغة البيان للعمليات داخل النظام حسب رغبة المؤسسة، فيتم اختيار ما يتم اظهاره في البيان واختيار ترتيب والفواصل بين

معايير البيان.

9- تعريف الفترات المحاسبية

يتم تعريف الفترات المحاسبية بناءً على تعريفها في "إدارة المؤسسات" عند تعريف المؤسسة، وبحيث تحتوي على ثلاث حالات لكل فترة

محاسبية وهم: فترة مستقبلية وفترة مفتوحة وفترة مغلقة.

حيث يتم إضافة المعاملات وترحيلها في الفترتين المستقبلية والمفتوحة، ويمنعنا النظام من الترحيل الي فترة مغلقة لغاية إعادة فتحها

للترحيل مرة أخري. وكما يوجد فترة مستقلة تسمي "فترة التسوية" وتكون في نهاية الفترة المالية وهي تخص قيود التسوية والإقفال

للمؤسسة.

10- إدارة مراكز التكلفة

في إدارة مراكز التكلفة يتم إضافة مراكز التكلفة المطلوبة للمؤسسة، ويكون إضافة مراكز التكلفة بناءً على الاعداد المسبق لهيكلية

وطول المقطع لشكل مراكز التكلفة في "الإعدادات لإدارة المؤسسات".

حيث يتم إضافة مراكز التكلفة على شكل هرمي كما في دليل الحسابات.

11- الحسابات الفرعية

من خلال الحسابات الفرعية يتم إضافة الحسابات الفرعية للمؤسسة، وهير عبارة عن معلومات إضافية يتم اضافاتها للمعاملات المالية

عن اضافتها في النظام. مثل: عند ادخال سند صرف للمحروقات فانه بالإمكان تحديد هذه المحروقات تابعة لسيارة معينة وذلك في حالة وجود

سيارات عديدة للمندوبين، ويتم استخدام هذه المعلومات لاحقاً في التقارير.

12- ربط الحسابات

بعد تجهيز مقاطع الحسابات ومنحها الي المستخدمين، فإنه بعد ذلك يتم ربط مقاطع الحسابات بالحسابات التي في دليل الحسابات ليتم

استخدام هذه الحسابات في القيود المحاسبية الناتجة عن المعاملات المالية من نوافذ النظام.

13- اعداد القوائم المالية

يتم اعداد القوائم المالية للمؤسسة حيث يتم عرض نتيجة أعمال المؤسسة من خلال تقارير عديدة منها: حساب المتاجرة، وحساب الأرباح

والخسائر، والميزانية العمومية، وقائمة الدخل، وقائمة المركز المالي، وأرصدة حسابات الذمم المالية، وقائمة التدفق النقدي، وقيد الاقفال

الخاص بالسنة المالية للمؤسسة، وقائمة بإهلاكات الأصول الثابتة، وأخيراً يتم عرض ميزان المراجعة بعد اقفال السنة المالية للمؤسسة.

وكما أن النظام يوفر للمستخدم ألية اعداد القوائم المالية على مستويات دليل الحسابات وذلك لتقليل حجم البيانات المعروضة ليتم تحليل

القوائم المالية وفق نظرة شمولية للمؤسسة.

14- اعدادات ترحيل دفتر اليومية

من خلال اعدادات ترحيل دفتر اليومية فانه سيتم ترحيل القيود المحاسبية تلقائياً من دفتر اليومية الي GL-Posting حسب فترة زمنية

محددة، مثل: 5 أيام.

15- اعدادات الترحيل التلقائي  

من خلال اعدادات الترحيل التلقائي فانه سيتم ترحيل القيود المحاسبية تلقائياً من نافذة GL-Posting الي نافذة القيود المحاسبية المرحلة،

بالإضافة الي إمكانية تجميع القيود قبل ترحيلها. وذلك، حسب فترة زمنية محددة بالدقائق، مثل: ترحيل كل 30 دقيقة.

16- اعدادات بطاقة الائتمان    

من خلال اعدادات بطاقة الائتمان يتم ادراج أسماء البنوك والبنوك الفرعية التابعة لكل بنك رئيسي، وكذلك ارقام حسابات البنوك الفرعية

وأرقام الحسابات الداخلية في المؤسسة والتي تم تعريفها في دليل الحسابات. وذلك ليتم استخدام هذه الاعدادات عند التعامل مع بطاقة

الائتمان في المعاملات المالية، مثل: المبيعات.

17- البنوك

من خلال نافذة البنوك يتم ادراج جميع البنوك التي سيتم التعامل معها في الحركات المالية، حيث سيتم استخدامها في الشيكات الصادرة

والواردة لاحقاً.

   الأستاذ العام 

1. ترحيل قيود الأستاذ العام GL-Posting

هي عبارة عن نافذة يتم تجميع فيها جميع القيود المحاسبية من جميع العمليات المحاسبية في دفتر اليومية والقيود اليومية من النظام، ومن

ثم ترحيلها الي اخر مرحلتين وهم: نافذة القيود المحاسبية الغير مرحلة (ما قبل الترحيل النهائي) أو نافذة القيود المحاسبية مرحلة (الترحيل

النهائي). حيث الأخيرة بناءً عليها يتم اعداد القوائم المالية للمؤسسة.

2. القيود المحاسبية المرحلة

عبارة عن المرحلة النهائية لدورة القيود المحاسبية، حيث أن القوائم المالية يتم انشائها بناءً على القيود المحاسبية المرحلة والتي يكون

مصدرها نافذة "ترحيل قيود الأستاذ العام GL-Posting". وتكون القيود المحاسبية بعملة النظام ولكن لمعرفة القيد المحاسبية بعملته

المدخلة أو مراجعة القيد يكون ذلك من خلال نافذة "ترحيل قيود الأستاذ العام GL-Posting".

3. القيود المحاسبية الغير المرحلة

عبارة عن مرحلة مؤقتة لدورة القيود المحاسبية، حيث يتم تجميع القيود فيها لسبب محدد في المؤسسة وبعد ذلك يتم ترحيل القيود منها الي

نافذة القيود المحاسبية المرحلة. والقيود المحاسبية في هذه المرحلة لا تكون ضمن بيانات القوائم المالية. وأيضاً يكون مصدرها نافذة

"ترحيل قيود الأستاذ العام GL-Posting". وتكون القيود المحاسبية بعملة النظام ولكن لمعرفة القيد المحاسبية بعملته المدخلة أو مراجعة

القيد يكون ذلك من خلال نافذة "ترحيل قيود الأستاذ العام GL-Posting".

4. إضافة/ تعديل القيود اليدوية

من خلال نافذة إضافة/ تعديل القيود يتم ادخال القيود المحاسبية اليدوية في النظام، حيث يتم ادخال المعلومات الأساسية للقيد ومن ثم يتم

ادخال تفاصيل القيد من النافذة الأخرى.

 الموازنات

الموازنة هي عبارة عن ترجمة مالية لخطة كمّية تغطي جميع أوجه نشاط المـشروع لفترة مستقبلية في صورة شاملة ومنسقة، ويوافق

عليها المسؤولون المنفذون ويرتبطون بها وتتخذ هدفاً يتم على أساسه متابعة نتائج التنفيذ الفعلي والرقابة عليها وتمكن الإدارة من اتخاذ

الإجـراءات المصححة لمعالجة الانحرافات والتوصل إلى الكفاية القصوى.

الغرض الأساسي من الموازنة هو تحويل الاستراتيجية الشاملة للمنشأة إلى أفعال، وهي خطة تفصيلية لتحقيق أهداف المنشأة قصيرة

وطويلة الأجل، فالموازنة الناجحة لا تقوم بالرقابة على التكاليف فقط وإنما تعمل على التأكد من أن العمليات اليومية تسير بشكل صحيح

لتحقيق أهداف الشركة المستقبلية.

أهـداف الموازنة:

يمكن التعرف على أهداف الموازنة من خلال بيان دورها في مجالي التخطيط والرقابة حيث أصبح التخطيط والرقابة عملين أساسيين لأية

ادارة علمية معاصرة، تود تحقيق أهدافها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والفعالية.

فالتخطيط يحاول دراسة كيفية تحقيق الأهداف من خلال مجموعة متناسقة من العمليات المخططة بينما تحاول الرقابة التمشي أو المطابقة

مع عمليات تحقيق الأهداف عن طريق تنفيذ الخطط الموضوعة.

1-  اعداد الموازنة

يتميز النظام بوجود الموازنات على أساس الحسابات وايضاً على أساس مراكز التكلفة، وكذلك إمكانية المقارنة بين الاستخدام الفعلي

والاستخدام المتوقع لإظهار الفرق بينهم في التقارير والتحليلات في المؤسسة.

حيث يتم ادراج الحسابات ولأي مركز تكلفة تابعة ان وجد ومن ثم يتم تكوين الحسابات المطلوبة، وبعد ذلك يتم ادخال المبالغ الشهرية لكل

حساب كما يمكن عمل موازنة للأمور التالية

• الموازنة حسابات

• الموازنة مراكز تكلفة

• الموازنة مراكز تكلفة وحسابات

• مقارنة الموازنة والفعلي