الأرشفة الاكترونية

في عصرنا الحالي وكثر ضغوط العمل وكثرة البيانات سوءً علي مستوي الفرد او الشركة او المؤسسة الحكومية وثورة التكنولوجيا وما يعرف بنظام المعلومات الذي يقوم بإدارة المعلومات وتنظيمها وارشفتها. 

لقد قمنا بدمج هذه التقنية داخل النظام الخاص بنا حيث يوفر النظام ادارة مميزة لأرشفة الملفات الخاصة بالشركة او علي مستوي المستخدم للنظام أن ينشي أرشفة خاصة به حسب ما يراه مناسب له وذلك يسهل علي الموظفين في حفظ البيانات وسهولة الوصول إليها وذلك يوفر لنا الجهد واستخراج المعلومات بسهولة وسرعة كبيرة.

وفيما يلي شرح مفصل لاستخدام نظام الارشفة الالكترونية من القائمة العمودية الرئيسية للبرنامج:

• اختر الأرشفة الالكترونية ـ اضغط على إشارة " + " ليتم فتح القائمة الفرعية للأرشفة.
• اضغط على " إعدادات الارشفة   " وفيها يتم تعريف مستويات ومسميات الارشفة الخاصة بالمؤسسة بما تراه مناسبة ادارة المؤسسة من مستويات ادارة المؤسسة من مستويات وبعد ذلك ممكن ان نأرشف (الموضوعات أو المستندات ) الخاصة بالشركة كما بني لها في اعدادات الارشفة حيث رقم الارشفة يؤخذ من الاعدادات التي بنيت مسبقا من اعدادات الارشفة

 

كما هي موضحة بالشكل التالي نموذج الإدخال الموضح بالأعلى فيه يتم :

 ادخال المستندات المراد ارشفتها تعديل ارشفة مستند معين كما يمكن سحب المستند علي الماسح الضوئي وارفاقه برقم الارشفة كما يمكن البحث بسهول علي انواع معينة تنتمي لأرشيف معين. 

وكل ذلك يساعد ويسهل ويوفر الجهد الكبير المبذولة في حالة عدم وجود أرشفة الكترونية.