إدارة المشاريع (Project Management) :
هو تخصّص يتعلّق بتنظيم وإدارة الموارد، مثل الموارد البشريّة، بالطريقة التي تمكّن إنجاز المشروع باحتراف و مراعاة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة ومن هنا تم دمج هذه التقنية في نظامنا ZEERP حتي نرقي بالمؤسسة
المشروع: هو عبارة عن نشاط تستخدم فيه موارد معيّنة، وتنفق فيه الأموال للحصول على منافع خلال فترةٍ متّفق عليها.
دورة حياة المشروع هي مراحل يمر بها المشروع من بدايته حتى اختتامه. وكل مرحلة تتكون من مجموعة من الأعمال والخطوات.
وتمر جميع المشاريع بجميع أنواعها بخمسة مراحل كالتالي:
- التجهيز (البدء): ويتم فيها تقييم المشروع والبيئة المحيطة بالناتج النهائي، وضرورة المشروع والحاجة إليه، وهي تحتوي على عمليات دراسة المشروع بـ: حالة العمل، ودراسة الجدوى الاقتصادية للمشروع، ودراسى الحاجة والاحتياج.
- التخطيط: وهي المرحلة التي تلي البدء، ويتم الدخول فيها فقط في حالة إثبات وجود الحاجة للمشروع، وتبرير جدواه اقتصادياً، ومرحلة التخطيط تعتبر أهم المراحل وأطولها مدة، ويترتب عليها جميع المراحل التالية، ففيها يتم إعداد خطط
- تنفيذ المشروع وإدارته: تقييم المخاطر ووضع خطة لإدارتها وإيجاد الحلول لها، إدارة الجودة والتأكيد عليها والتحكم بها طوال فترة المشروع، معرفة آلية تنفيذ الأعمال، معرفة مدة المشروع، وتخطيط الموارد وإدارة الوقت.
- تنفيذ المشروع: وهي المرحلة التي تستند على خطة تنفيذ المشروع الناتجة عن مرحلة التخطيط، وهذه المرحلة تسير بالتوازي مع المرحلة التي تليها، وهي مرحلة التحكم والمتابعة.
- مرحلة المتابعة والتحكم: وتستند على خطة إدارة المشروع والتحكم فيه، وخطة إدارة المخاطر، وخطة إدارة الجودة، التي تم إعدادهم مسبقاً في مرحلة التخطيط، ويتم خلالها متابعة سير المشروع والتقدم في الأعمال، والعمل على إدارة
- المخاطر وإدارة الجودة: كذلك حل المشاكل والمصاعب والعقبات التي يمر بها المشروع أثناء التنفيذ.
- مرحلة الاختتام: وفيها يتم تقييم الناتج النهائي وتجهيزه للتسليم، وتقييم عمل الناتج بعد التسليم وصولاً إلى الاختتام النهائي.
استخدام ادارة المشاريع في النظام يكون من ثلاث مراحل :
أولاً اعدادات المشاريع: هو عبارة عن اعداد تقويم للمشروع حيث يشمل ايام العمل خلال الشهر و الأسبوع، وساعات العمل اليومي، وبداية ونهاية دوامالعمل، وكذلك اضافة تواريخ الإجازات للمشروع مثل: 01/05/2017 وهو عيد العمال.
ثانياً تفاصيل المشاريع : يحتوي تفاصيل المشروع على المعلومات الأساسية المتعلقة بالمشروع، ومصادر المشروع، ومهام المشروع، وتقويم المشروع .
1- المعلومات الأساسية يتم من خلال نافذة المعلومات الأساسية اضافة كافة المعلومات العامة المتعلقة بالمشروع وهي: اسم المشروع، ومدة المشروع، وتاريخ بداية ونهاية المشروع، ورمز المشروع وتكلفة المشروع واخيراً ارقام حسابات المشروع.
2- مصادر المشروع من خلال نافذة مصادر المشروع يتم اضافة المصادر وتكلفة كل مصدر وهم: موارد بشرية، ومواد خام، ومعدات وآلات.
3- مهام المشروع من خلال نافذة المهام يتم اضافة مهام المشروع وتكلفة كل مهمة وفترة المهمة وارتباط المهمة بمهام اخري وجميع المصادر المتعلقة بالمهة، حيث ان هذه المهام عبارة عن المراحل التي يعمل من خلالها المشروع حتي انتهاء المشروع.
من خلال ايقونة " الترس" يتم ادخال المصادر للمهمة في بداية المهمة "اي قبل البدء بالمهمة" وتعتبر مثل التكاليف التقديرية للمهمة، ثم بعد ذلك يتم ادخال المصادر للمهمة في نهاية المهمة "اي بعد الانتهاء من تنفيذ المهمة" وتعتبر مثل التكاليف الحقيقة للمهمة.وبعد ادخال المصادر فانه يتم النقر على ايقونة "تنفيذ المهمة" لإنشاء القيد الناتج عند بداية المهمة، وعند الانتهاء من المهمة يتم النقر على ايقونة "انهاء المهمة" لإنشاء القيد الناتج عند نهاية المهمة.
ملاحظة: بعد كل عملية تنفيذ او انهاء المهمة يظهر زر الغاء لهما وهو لإلغاء العملية السابقة وانشاء قيد معاكس للقيد الناتج عن التنفيذ او الانهاء للمهمة .
4- تقويم المشروع نافذة تقويم المشروع تستخدم لإظهار مهام المشاريع على التقويم الزمني وفق المدة الزمني للمشروع.
ثالثاً تقارير المشاريع: عبارة عن تقارير عامة للمشاريع والمصادر والمهام.
